دستوالعمل نگارش گزارش در دفترچه آزمایشگاهی

داشتن دفترچه آزمایشگاهی از اهمیت بالایی برخوردار است، چرا که یک پرونده کامل از

• کارهایی که انجام می‌­دهید،
• مواد و تجهیزاتی که استفاده می‌­کنید،
• مشاهدات انجام شده و
• داد­ه های بدست آمده است.
• دفتر به طور کلی شامل توضیحی در مورد علت انجام آزمایش­‌ها،
• پیشینه و منابع لازم،
• نحوه انجام آزمایش­‌ها و
• نتایج آن­‌ها می­‌باشد.

بنابراین، مطالعه آن یک محقق دیگر را قادر به تکرار آزمایشات و مشاهدات شما می‌­سازد. درک این نکته ضروری است که دفترچه آزمایشگاه یک سند رسمی و قانونی است. در صورتی که مطالعات شما دارای مشکل حق تقدم در ثبت اختراع باشد، دفترچه آزمایشگاهی شما مورد بررسی قرار می‌­گیرد تا صحت ادعای شما را در مورد این پرونده بررسی کنند. همچنین، اگر ادعای ی علیه کار منتشر شده شما مطرح گردد، از دفترچه آزمایشگاه شما برای تأیید یافته‌­ها و دفاع از ادعاهایتان استفاده می‌­شود. همچنین، دفترچه آزمایشگاهی میراث علمی شما برای آن آزمایشگاه تلقی می‌­شود؛ بدین‌­ترتیب مدت‌­ها بعد از رفتن شما از آن آزمایشگاه، دفترچه شما باقی می‌­ماند و از آن به عنوان مرجع استفاده می‌­گردد.

• دفترچه آزمایشگاه، متعلق به خودتان نیست، بلکه متعلق به موسسه­‌ای است که شما در آن کار می‌­کنید. شما حق دارید از همه کارهای خود کپی بگیرید ولی حق ندارید دفترچه آزمایشگاه را به خانه ببرید.
• سه نوع مختلف از دفترچه آزمایشگاه وجود دارد: دفترچه محدود یا صحافی شده، دفترچه با قابلیت اتصال برگ (سه حلقه) و دفترچه الکترونیکی مبتنی بر استفاده از رایانه. نوعِ دفترچه آزمایشگاه، توسط استاد راهنما، مشخص می­‌گردد و تمامی محققین موظف به استفاده از آن نوع می‌­باشند.
• در ساختمان ما از دفترچه صحافی شده استفاده می شود.

در دفترچه محدود یا صحافی شده، تمامی صفحات شماره­‌گذاری شده­‌اند و تمامی برگ‌­ها به هم وصل شده­‌اند، که احتمال از دست دادن صفحات را پایین می‌­آورد. همچنین، این نوع دفترچه از نظر قانونی، قوی­ترین نوع آن بین سایر انواع در نظر گرفته می شود. با این وجود، شما باید به ترتیب کارهای انجام شده را ضبط کنید و این امر ساماندهی دفترچه را دشوار می‌­کند. همچنین، از آ‌ن‌جا که هیچ راهی برای درج سوابق داده‌­های حجیم مانند عکس و فیلم وجود ندارد، باید داده‌­ها را در جای دیگری ذخیره کنید و در دفترچه به آن ارجاع دهید.

از عیوب این نوع دفترچه می توان به عدم امکان ذخیره فیلم و عکس، عدم امکان اضافه کردن صفحه بین صفحات قبلی و عدم توانایی در جستجوی ساده اشاره کرد. اما در مقایسه با روش‌های دیگر، مزایای آن نسبت به عیوبش بیشتر است.

برای کار با دفترچه، نکات زیر را بایستی در نظر بگیرید:

• هر دفترچه باید یک نام داشته باشد که روی جلد و روی عطف (شیرازه) نوشته شده باشد.
• نام کامل خود و سال شروع دفترچه­ را در ابتدای دفنرچه بنویسید.
• همچنین نام پروژه مربوط به دفترچه آزمایشگاه، آدرس پستی آزمایشگاه و نام مسئول اصلی آزمایشگاه را درج کنید.
• در صفحات ابتدایی هر دفترچه، برای سهولت در جستجوی دفترچه­ و یافتن اطلاعات لازم، باید یک فهرست محتوا درج گردد. بنابراین 5 ورق اول خالی گذاشته شود و بعداً به عنوان فهرستِ مطالب کامل گردد.
• فقط در یک طرف ورق (صفحه سمت چپ) بایستی گزارش نوشته شود. طرف دیگر برای ذکر نکاتی که بعداً مورد توجه قرار می گیرد، خالی گذاشته می شود.
• اگر صفحات دفترچه فاقد شماره است، همان ابتدا خودتان تمام صفحاتِ سمتِ چپ را شماره گذاری کنید.
• برای گزارش نویسی به هیچ وجه از مداد نباید استفاده شود.
• هیچ ورقی از دفترچه نباید جدا شود.
• منحنی­های رسم شده و عکس های پرینت شده می‌­تواند به یک صفحه چسبانده شود.
• شماره‌­های تماس شرکت­‌ها و افرادی که از آن­‌ها مواد یا جنس خریداری می‌­شود، در 5 ورقه انتهای دفترچه یادداشت شود.
• دفترچه آزمایشگاهی جزء اموال آزمایشگاه محسوب می­‌شود و به هیچ وجه نباید از آزمایشگاه خارج شود.

نکات عملی گزارش نویسی

• در شروع هر روز کاری در ابتدای هر صفحه:
• عنوان آزمایش،
• اسامی افراد درگیر آزمایش،
• تاریخ و ساعت آزمایش و
• یک فرضیه یا هدف برای آزمایش ذکر شود.
• در صورتی که آزمایش به فشار، دما و یا رطوبت حساس باشد، حتما شرایط جوی در دفترچه آزمایشگاه ذکر شود.
• part number  و یا مشخصات تمام دستگاه­‌هایی که استقاده می‌­کنید بایستی به طور دقیق در دفترچه ثبت شود.
• هرکاری که در آزمایشگاه انجام می‌­دهید باید همزمان در دفترچه آزمایشگاهی ثبت شود. دقت کنید که همیشه بایستی این کار را انجام دهید نه فقط زمانی که آزمایش جواب داده است. این شامل داده­‌هایی است که تفسیر آن‌­ها دشوار و متناقض با داده‌­های قبلی است، همچنین، اگر آزمایش شما به طور کامل شکست بخورد، باید داده‌­های آن را نیز ضبط کنید و یا آنچه که اتفاق افتاده است را توصیف کنید.
• قلب داده‌­های وارد شده در دفترچه، مشاهدات انجام شده توسط شما است. این بدان معناست که تمامی روند انجام آزمایش گام به گام وارد گردد تا بتوان به وضوح هرگونه انحراف از پروتکل آزمایش، خواه برنامه ریزی شده، حادثه و یا خطا را متوجه شد. توجه کنید که شما هرگز قبل از تجزیه و تحلیل داده‌­ها نمی­‌دانید کدام یک از مشاهداتتان اهمیت خواهند داشت، بنابراین همه چیز را یادداشت کنید.
• اغلب اوقات، داده­‌ها قبل از این‌که به طور کامل درک یا ارائه شوند، باید پردازش شوند. مراحل این پردازش باید در دفترچه آزمایشگاه‌تان ثبت شود. حتماً به نرم افزارهایی که استفاده می‌­کنید و مکان فایل‌­های دیجیتالی اشاره کنید.
• مهم است که دفترچه شما دقیق باشد، اما اشتباهات اتفاق می‌­افتد. هنگام نگه داشتن دفترچه خود، به یاد داشته باشید که اشتباهات خود را اصلاح کنید، اما هرگز آن­‌ها را حذف نکنید. برای تصحیح یک اشتباه، تنها روی آن یک خط بکشید. شما باید تمام اصلاحات را امضا کرده و تاریخ‌­گذاری کنید تا احراز هویت آن‌­ها انجام گردد. به یاد داشته باشید، مهم نیست چقدر داده­‌ها یا اشتباهات شرم­‌آور به حساب آیند، صداقت همیشه بهترین ت است.
• نکته مهم: حین کار، حتماً بایستی دفترچه کنار شما باشد. هرگز به امید این‌که در آینده اطلاعات را در دفترچه ثبت می کنید، کار نکنید! اطلاعات، وقتی اعتبار دارند که بی درنگ ثبت شده باشند.